DEFINICIONES
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad,
en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por
los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por
las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestión:
Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados.
PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO
1. CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO
El Documento de Apoyo es aquel de carácter general (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman
parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se
transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina
cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia
}
2.Ordenar los Documentos de Archivo en Series y Subseries
Documentales con base en la Tabla de Retención Documental de su
Área u Unidad
El Documento de Apoyo es aquel de carácter general (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman
parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se
transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina
cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia
3. Foliación
Foliar cada una de las tipologías (documentos) de las series y subseries
documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo
superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma
legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente (se adjunta guía de
foliación del Archivo General de la Nación).
Cada carpeta deberá contener máximo 200 folios.
3. DESCRIPCIÓN
3.1. Identificar y Describir cada una de las carpetas (celuguías o cuatro
aletas), en la esquina superior derecha, con el formato GDC-FO-02, y
ubicar en la gaveta correspondiente.
SISTEMA DE ORDENACION DE UN ARCHIVO
Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, como vimosanteriormente, para efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación
que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos,
toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es
importante advertir que el
sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie.
Sistemas de ordenación numéricos
consiste en disponer los documentos en forma
consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica.
Por ejemplo las Cuentas
Internas de los usuarios de servicios públicos.
ENERGIA ACUEDUCTO
Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 00927824
Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 00927825
Cuenta Interna No. 0464306-4 Cuenta Interna No. 00927826
Cronológico
se realiza en forma secuencial de
acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el
año, seguido del mes y al final el día.
Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo
de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:
2002, 02, 28
2002, 03, 01
2002, 03, 02
2002, 03, 03
Sistemas de ordenación alfabéticos
En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre
al final. Por ejemplo:
ACOSTA LOPEZ, Andrés
CASCANTE PEREZ, José
CHAPARRO MEJIA, María
ECHEVERRI ARANGO, Pedro
LOPEZ GOMEZ, Javier
MARTINEZ, José
Alfabético
Siempre teniendo en cuenta
el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.
Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen
los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las
Gobernaciones.
Amazonas
Arauca
Boyacá
Cauca
Cesar
Guajira
Putumayo
Valle del Cauca
Encontramos mas informacion en la cartilla de ordenacion
El Documento de Apoyo es aquel de carácter general (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman
parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se
transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina
cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia
El Documento de Apoyo es aquel de carácter general (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman
parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se
transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina
cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia
Foliar cada una de las tipologías (documentos) de las series y subseries
documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo
superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma
legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente (se adjunta guía de
foliación del Archivo General de la Nación).
Cada carpeta deberá contener máximo 200 folios.
3. DESCRIPCIÓN
3.1. Identificar y Describir cada una de las carpetas (celuguías o cuatro
aletas), en la esquina superior derecha, con el formato GDC-FO-02, y
ubicar en la gaveta correspondiente.
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